사람들이 한 번에 기억할 수 있는 개수는 많지 않습니다. 1986년에 앨런 배델리(Alan Baddeley)가 발표한 인간의 기억과 정보 처리에 관한 연구에 의하면 인간은 한 번에 4개 정도만 기억할 수 있다고 합니다. 따라서 한 장의 슬라이드에서 너무 많은 내용을 한꺼번에 보여주면 청중은 기억할 수 없을 뿐만 아니라 읽기도 힘들어져서 집중력이 떨어집니다.
메시지를 돋보이게 만들고 싶다면 ‘회색조’, ‘색상’, ‘모양’, ‘크기’, ‘위치’이라는 다섯 가지 기본 표현 방법에 충실하면 됩니다.
1) 회색조 : 덜 중요한 항목은 회색으로 처리하기
중요한 항목을 강조하는 것만큼 중요하지 않은 항목을 중요하지 않게 보이게 하는 작업도 필요합니다. 중요도가 늦은 항목은 과감하게 삭제하면 되지만, 이것이 청중에게 필요한 자료일 수도 있으므로 있는 듯 없는 듯 표현해야 합니다. 목차를 나열하거나 비교하기 위한 항목처럼 현재의 진행 상태를 알려주거나 강조할 때 있는 듯 없는 듯한 표현으로 회색 처리(gray-out)를 합니다.
아래 그림은 ‘시각 자료가 가져야 할 세 가지 핵심 과제’인데 목차 슬라이드로 설명하려는 항목 이외의 나머지 부분은 회색으로 처리하여 ‘과제 3’의 집중도를 높였습니다.
복잡한 차트에도 회색으로 처리하는 방법을 유용하게 사용할 수 있습니다. 비교용 항목을 누락시키지 않으면서 중요한 항목이 돋보이도록 회색으로 처리합니다.
2) 색상 : 정보를 강조하기 위한 색 사용하기
A. 색 사용이 어렵다면 색을 사용하지 마라
색을 사용하는 것이 어렵다면 문서를 작성할 때 아예 색을 빼버리는 것이 낫습니다. 즉 슬라이드의 텍스트 뿐만 아니라 도형, 표 등의 모든 개체를 흑백 또는 회색조만으로 작성하는 것인데, 글로벌 컨설팅 회사의 경우 대부분의 보고서를 회색조로 작성합니다. 반드시 필요한 항목에만 색을 지정해서 핵심만 강조하면 됩니다. 다만 최소한의 색을 사용하는 만큼 눈에 띄는 색상을 사용하여 강조 효과를 강하게 나타내는 것이 중요합니다.
(출처 : 매켄지 제2차 한국 보고서 – 신 성장공식, 2013년 4월, McKinsey Global Institue)
B. 의미 있는 색을 주요 색으로 사용하라
의미 있는 색을 선택할 때는 전달하려는 주제와 연관된 색을 선택해야 합니다. 예를 들어 회사를 대표하는 CI(Corporate Identity) 또는 BI(Brand Identity)에서 색을 추출하거나 회사 홈페이지에서 사용한 색상 규정을 참고합니다.
(서울의 색, http://www.seoul.go.kr/v2012/symbol/color.html)
C. 강조 또는 다른 정보를 제시할 때만 다른 색을 사용하라
색을 많이 사용한 문서나 슬라이드를 보면 아름답다는 생각보다 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있습니다. 색을 과도하게 사용하면 청중의 눈을 쉽게 피로하게 만들어서 집중력을 해치는 경우가 많으므로 강조 부분에만 색을 제한적으로 사용해야 합니다.
상반기와 하반기처럼 속성이 다른 콘텐츠의 경우 같은 색상보다 다른 색상으로 변화를 주면 각 분기별로 다르게 진행되는 상황을 쉽게 표현할 수 있습니다. 하나의 슬라이드에서 다른 색을 지정할 때 어울리는 색상을 선택하려면 무지개를 떠올리면 됩니다. 파워포인트의 색상표가 복잡하게 보여도 잘 알고 있는 무지개 색으로 쉽게 구분할 수 있습니다.
3) 모양 : 모양을 다르게 지정해 차이점 강조하기
색이 달라도 모양이 비슷하면 다른 점을 쉽게 찾을 수 없듯이 확실하게 다른 속성을 표현해야 할 때는 차별화된 모양을 적용하여 강조 또는 대비 효과를 줄 수 있습니다. 다이어그램이나 표, 차트 등에서 강조할 항목이 있을 때 모양으로 변화를 주는 것도 좋은 방법입니다.
4) 크기 : 크기의 차이를 이용해 핵심 강조하기
슬라이드를 디자인할 때 항목의 크기에 변화를 주어 원하는 내용을 강조할 수 있습니다. 크기를 다르게 하여 강조하는 방법은 텍스트의 강조에도 많이 사용됩니다. 한 장의 슬라이드에 들어가는 내용이 많을 경우 핵심 문장이나 단어를 강조하기 위해 크기를 다르게 지정하면 해당 내용에 대한 주목도가 높아집니다.
대부분의 사람들은 기본적으로 ‘주요 내용은 크다’라고 생각합니다. 그래서 수준별로 구분된 슬라이드의 텍스트의 경우 크기나 굵기 등을 조정하여 상위 수준과 하위 수준을 확실하게 구분해야 합니다.
5) 위치 : 관련 있는 것끼리 가깝게 배치하기
그룹은 수준의 단계 또는 색상으로 구분하여 만드는데, 의미가 같거나 관련 있는 내용을 그룹화하면 청중은 전달 내용을 좀 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 다음 슬라이드 표지의 경우 왼쪽 슬라이드에서는 제목 이외의 정보가 사방으로 흩어져서 시선의 흐름을 방해하고 있습니다. 하지만 오른쪽 슬라이드처럼 관련된 정보를 그룹화하고 정렬하면 좀 더 정돈되게 표현할 수 있습니다.
내용을 설명할 때도 위치에 구성 요소를 배치하면 중요도가 비슷해 보입니다. 하지만 왼쪽 그림과 같이 위치를 다르게 배치하면 비중에 따라 중요도를 다르게 표현할 수 있습니다.
이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013’ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용은 책에서 확인해 주세요.
작가: 배준오
출판 : 길벗
발매: 2014.12.30
Storytelling of PowerPoint MVP 