파워포인트 팁 – 표 작성의 기본 원칙 How to make a Graph


엑셀에서는 데이터를 분석하기 위해 표를 사용하고, 파워포인트에서는 데이터를 표현하기 위해 표를 사용합니다. 프로그램에 따라 표의 사용 목적이 서로 다르지만, 데이터를 효율적으로 보여주기 위해 표를 작성할 때 지켜야 할 기본 원칙은 같습니다.

1. 주목할 부분을 강조해서 표현하라


프레젠테이션 디자인을 할 때 데이터의 효율적인 정리를 위해 표를 자주 사용합니다. 하지만 왼쪽 표처럼 전달하려는 메시지가 무엇인지 전혀 알 수 없게 디자인을 하면 어느 부분을 집중해서 봐야 하는지 알 수 없으며, 가독성도 떨어져서 내용이 더욱 어렵게 느껴집니다. 따라서 데이터 분석 표를 만들 때는 청중이 주목할 부분이 무엇인지 강조해서 표현해야 합니다. 파워포인트에서 사용하는 표는 발표자가 전달하는 메시지의 근거가 된다는 점을 꼭 기억합니다.

2. 선을 최소화하라


표는 가로 선과 세로 선으로 구분되어 있지만, 데이터가 많은 표는 선 때문에 데이터 값을 읽기가 어렵습니다. 이 경우 최소한의 그리드 라인만 남겨둔 채 나머지 선을 삭제하면 주요 데이터에 집중할 수 있는 표로 쉽게 수정할 수 있습니다. 표의 선을 없애는 것은 여백을 확보하는 것과 같습니다. 선을 삭제하여 데이터의 구분이 모호해졌다면 행 또는 열에 음영을 적용하여 데이터를 효과적으로 표현할 수 있습니다.


3. 숫자는 셀의 오른쪽으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 표 데이터를 왼쪽 정렬한 경우, ►► 표 데이터를 오른쪽 정렬한 경우)

텍스트를 입력할 때 대부분 왼쪽 정렬을 선호합니다. 나라마다 텍스트를 읽는 방향이 다르지만, 우리나라의 경우 글을 읽을 때 시선의 흐름이 왼쪽에서 오른쪽 방향으로 진행됩니다. 하지만 숫자의 경우에는 왼쪽 정렬이 아니라 오른쪽 정렬해야 합니다. 숫자는 크기(단위)를 비교해야 하기 때문에 오른쪽 정렬을 해야 수치 값을 쉽게 비교할 수 있습니다.

4. 소수점을 기준으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 소수점 값과 정수 값을 모두 오른쪽 정렬한 표, ►► 정수에 소수점 이하 자릿수를 표시하여 소수점을 기준으로 정리한 표)

숫자 데이터는 오른쪽 정렬을 하는 것이 좋지만, 숫자를 소수점 값까지 표시해야 한다면 소수점을 기준으로 정렬해야 합니다. 소수점과 정수를 함께 사용하면 데이터의 크기를 구분하기 어려울 수 있으므로 정수만 있는 경우에도 소수점 자리를 표시하거나 소수점을 기준으로 정렬하는 것이 좋습니다.

5. 비교용 데이터는 세로로 배열하라


(◀︎◀︎ 브라우저를 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표, ►► 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표)

표는 주로 데이터를 비교하기 위해 사용하므로 여러 데이터를 비교할 때는 가로보다 세로로 배열하는 것이 좋습니다. 비교할 대상이 무엇인지에 따라 다를 수 있지만, 시간별로 데이터를 비교해야 할 때는 브라우저보다 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표가 좀 더 쉽게 이해합니다.

6. 두 개의 항목 비교 시 비교 항목을 가운데에 배치하라


비교용 표를 작성할 때 비교 대상이 두 가지 이상이면 비교 항목을 표의 가운데에 배치해서 이해도를 높일 수 있습니다. 또한 기준이 되는 데이터를 왼쪽에 배치하는 것도 좋습니다.

이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013’ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용과 따라하기는 책에서 확인해 주세요.

직장인을 위한 실무 엑셀 & 파워포인트 2013

작가: 배준오

출판 : 길벗

발매: 2014.12.30

파워포인트 팁 – 표 작성의 기본 원칙 How to make a Graph

파워포인트에서 메시지를 강조하는 5가지 기본 표현 방법 5 ways to emphasize the message


사람들이 한 번에 기억할 수 있는 개수는 많지 않습니다. 1986년에 앨런 배델리(Alan Baddeley)가 발표한 인간의 기억과 정보 처리에 관한 연구에 의하면 인간은 한 번에 4개 정도만 기억할 수 있다고 합니다. 따라서 한 장의 슬라이드에서 너무 많은 내용을 한꺼번에 보여주면 청중은 기억할 수 없을 뿐만 아니라 읽기도 힘들어져서 집중력이 떨어집니다.


메시지를 돋보이게 만들고 싶다면 ‘회색조’, ‘색상’, ‘모양’, ‘크기’, ‘위치’이라는 다섯 가지 기본 표현 방법에 충실하면 됩니다.

1) 회색조 : 덜 중요한 항목은 회색으로 처리하기

중요한 항목을 강조하는 것만큼 중요하지 않은 항목을 중요하지 않게 보이게 하는 작업도 필요합니다. 중요도가 늦은 항목은 과감하게 삭제하면 되지만, 이것이 청중에게 필요한 자료일 수도 있으므로 있는 듯 없는 듯 표현해야 합니다. 목차를 나열하거나 비교하기 위한 항목처럼 현재의 진행 상태를 알려주거나 강조할 때 있는 듯 없는 듯한 표현으로 회색 처리(gray-out)를 합니다.

아래 그림은 ‘시각 자료가 가져야 할 세 가지 핵심 과제’인데 목차 슬라이드로 설명하려는 항목 이외의 나머지 부분은 회색으로 처리하여 ‘과제 3’의 집중도를 높였습니다.


복잡한 차트에도 회색으로 처리하는 방법을 유용하게 사용할 수 있습니다. 비교용 항목을 누락시키지 않으면서 중요한 항목이 돋보이도록 회색으로 처리합니다.


2) 색상 : 정보를 강조하기 위한 색 사용하기

A. 색 사용이 어렵다면 색을 사용하지 마라

색을 사용하는 것이 어렵다면 문서를 작성할 때 아예 색을 빼버리는 것이 낫습니다. 즉 슬라이드의 텍스트 뿐만 아니라 도형, 표 등의 모든 개체를 흑백 또는 회색조만으로 작성하는 것인데, 글로벌 컨설팅 회사의 경우 대부분의 보고서를 회색조로 작성합니다. 반드시 필요한 항목에만 색을 지정해서 핵심만 강조하면 됩니다. 다만 최소한의 색을 사용하는 만큼 눈에 띄는 색상을 사용하여 강조 효과를 강하게 나타내는 것이 중요합니다.


(출처 : 매켄지 제2차 한국 보고서 – 신 성장공식, 2013년 4월, McKinsey Global Institue)

B. 의미 있는 색을 주요 색으로 사용하라

의미 있는 색을 선택할 때는 전달하려는 주제와 연관된 색을 선택해야 합니다. 예를 들어 회사를 대표하는 CI(Corporate Identity) 또는 BI(Brand Identity)에서 색을 추출하거나 회사 홈페이지에서 사용한 색상 규정을 참고합니다.


(서울의 색, http://www.seoul.go.kr/v2012/symbol/color.html)

C. 강조 또는 다른 정보를 제시할 때만 다른 색을 사용하라

색을 많이 사용한 문서나 슬라이드를 보면 아름답다는 생각보다 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있습니다. 색을 과도하게 사용하면 청중의 눈을 쉽게 피로하게 만들어서 집중력을 해치는 경우가 많으므로 강조 부분에만 색을 제한적으로 사용해야 합니다.

상반기와 하반기처럼 속성이 다른 콘텐츠의 경우 같은 색상보다 다른 색상으로 변화를 주면 각 분기별로 다르게 진행되는 상황을 쉽게 표현할 수 있습니다. 하나의 슬라이드에서 다른 색을 지정할 때 어울리는 색상을 선택하려면 무지개를 떠올리면 됩니다. 파워포인트의 색상표가 복잡하게 보여도 잘 알고 있는 무지개 색으로 쉽게 구분할 수 있습니다.


3) 모양 : 모양을 다르게 지정해 차이점 강조하기

색이 달라도 모양이 비슷하면 다른 점을 쉽게 찾을 수 없듯이 확실하게 다른 속성을 표현해야 할 때는 차별화된 모양을 적용하여 강조 또는 대비 효과를 줄 수 있습니다. 다이어그램이나 표, 차트 등에서 강조할 항목이 있을 때 모양으로 변화를 주는 것도 좋은 방법입니다.


4) 크기 : 크기의 차이를 이용해 핵심 강조하기

슬라이드를 디자인할 때 항목의 크기에 변화를 주어 원하는 내용을 강조할 수 있습니다. 크기를 다르게 하여 강조하는 방법은 텍스트의 강조에도 많이 사용됩니다. 한 장의 슬라이드에 들어가는 내용이 많을 경우 핵심 문장이나 단어를 강조하기 위해 크기를 다르게 지정하면 해당 내용에 대한 주목도가 높아집니다.


대부분의 사람들은 기본적으로 ‘주요 내용은 크다’라고 생각합니다. 그래서 수준별로 구분된 슬라이드의 텍스트의 경우 크기나 굵기 등을 조정하여 상위 수준과 하위 수준을 확실하게 구분해야 합니다.


5) 위치 : 관련 있는 것끼리 가깝게 배치하기

그룹은 수준의 단계 또는 색상으로 구분하여 만드는데, 의미가 같거나 관련 있는 내용을 그룹화하면 청중은 전달 내용을 좀 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 다음 슬라이드 표지의 경우 왼쪽 슬라이드에서는 제목 이외의 정보가 사방으로 흩어져서 시선의 흐름을 방해하고 있습니다. 하지만 오른쪽 슬라이드처럼 관련된 정보를 그룹화하고 정렬하면 좀 더 정돈되게 표현할 수 있습니다.


내용을 설명할 때도 위치에 구성 요소를 배치하면 중요도가 비슷해 보입니다. 하지만 왼쪽 그림과 같이 위치를 다르게 배치하면 비중에 따라 중요도를 다르게 표현할 수 있습니다.



이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013’ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용은 책에서 확인해 주세요.

직장인을 위한 실무 엑셀 & 파워포인트 2013

작가: 배준오

출판 : 길벗

발매: 2014.12.30

파워포인트에서 메시지를 강조하는 5가지 기본 표현 방법 5 ways to emphasize the message

이제 안드로이드 태블릿에서도 마이크로소프트 오피스를 사용하세요 MS Office on Android


 

안드로이드용 Office 프리뷰 소식을 전했었는데 Microsoft Blog 에서 안드로이드용 Office 출시 소식을 포스팅 했네요.

​ http://blogs.microsoft.com/blog/2015/01/29/office-everywhere-great-news-office-ios-android/?linkId=12034712

 

iOS용과는 달리 안드로이드용 Office 프로그램과 관련해서 꼭 알아야 할 사항이 있습니다.

바로 안드로이드 태블릿 제품의 크기에 따라 Office 사용권한이 달라진다는 점입니다.

iPad의 경우 현재까지 출시된 제품 (12인치 출시 소식도 있지만)의 크기는 10인치가 최대 입니다. 그러나 안드로이드는 제품의 크기가 다양합니다. 10인치 제품도 10.1인치 부터 10.5 인치 제품 등 다양하게 있습니다.

여기서 문제가 발생하는데 안드로이드용 Office 제품의 무료 사용은 7인치 이상 10.1인치 이하의 화면 크기를 가진 태블릿에서 문서를 만들고 편집할 수 있습니다.(일부 기능의 제약이 있지만 문서의 편집이 가능합니다.) 10.5인치 태블릿에서 문서를 편집하려면 Office 365 계정 (유료)가 필요합니다. (읽기 전용으로만 사용이 가능합니다.)

안드로이드 태블릿용 PowerPoint
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.powerpoint

PowerPoint for Tablet 본문으로 이동

안드로이드 태블릿 용 Excel

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.excel

Microsoft Excel for Tablet 본문으로 이동

안드로이드 태블릿 용 Word

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.word

Microsoft Word for Tablet 본문으로 이동

안드로이드용 태블릿 Outlook (프리 릴리즈)

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.exchange.mowa

OWA for Android (Pre-Release본문으로 이동

안드로이드용 OneNote

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.onenote

OneNote – Google Play의 Android 앱 본문으로 이동

안드로이드용 태블릿을 현재 가지고 있지 않아서 자세한 테스트는 불가능하지만, 안드로이드용 오피스 제품과 관련된 정보도 계속 포스팅 하도록 하겠습니다.

 

이제 안드로이드 태블릿에서도 마이크로소프트 오피스를 사용하세요 MS Office on Android

파워포인트 안드로이드 태블릿 프리뷰 버전 공개


 

마이크로소프트가 요즘 긍정적인 변화의 모습을 보여주고 있습니다. 거의 타의추종을 불허하는 오피스 제품을 윈도우 기반이 아닌 다른 플랫폼(운영체제)에서도 사용이 가능하도록 하고 있는데 iOS용 오피스 제품 출시 외에도 안드로이드용 제품에서 오피스 제품 (PowerPoint, Excel, Word)이 사용 가능하도록 준비 중에 있는데 드디어 미리 사용해볼 수 있도록 프리뷰(Preview) 버전이 공개되었습니다.
  

모바일 기기에서 사용이 가능한 마이크로소프트 오피스 제품은 단순히 뷰어 기능을 넘어서 무료로 편집 작업이 가능합니다.​ 일부 기능의 제한이 있지만, 모바일 기기에서 작업할 수 있는 적정한 선에서의 기능을 포함하고 있어서 웬만한 문서 작업은 가능합니다.

오피스 제품의 UI도 윈도우용 오피스 2013과 거의 동일하고, iOS용 오피스 제품과도 동일하게 제공되고 있어서 사용자들이 플랫폼에 따라 새롭게 공부할 필요가 없다는 것도 장점입니다.

아직은 프리뷰 형태라 버그나 오류가 있을 수 있습니다. 사용 중에 발견한 버그가 있다면 댓글로 달아주시면 마이크로소프트 쪽에 전달해드리도록 하겠습니다.

제품 다운로드는 아래 링크를 참고하여 주십시오.

Word Preview – http://aka.ms/downloadword
Excel Preview – http://aka.ms/downloadexcel
PowerPoint Preview – http://aka.ms/downloadpowerpoint

보다 상세한 내용은 Office 공식 블로그(영어) http://blogs.office.com/2015/01/06/office-android-tablet-preview-expands/ 에서 확인할 수 있습니다.

 

파워포인트 안드로이드 태블릿 프리뷰 버전 공개

파워포인트 차트 그룹 해제하여 활용하기


이 글 제목을 어떻게 표현할까 고민했습니다.

파워포인트를 2007 이전부터 사용한 분들이라면 이 제목 만으로도 어떤 의미인 줄 아실 겁니다.

파워포인트 2003 버전까지는 파워포인트에 차트를 삽입한 후 그림(Windows 메타파일)으로 저장한 후 그룹 해제하여 도형으로 변형한 후에 애니메이션이나 여러 가지 효과를 주면서 사용했습니다.

 

 

▲파워포인트 2010 차트 삽입 (왼쪽)과 파워포인트 Graph 차트 개체삽입 (오른쪽)

 

2007 버전부터는 차트 옵션이 엑셀차트를 사용하게 되어 더 이상 그룹 해제하여 도형으로 변형을 할 수 없게 되어 차트를 도형으로 직접 그려서 넣기도 합니다.

그러나 파워포인트 개체삽입 기능에서 Graph 차트 기능을 이용하면 2003 버전 때 사용했던 차트 기능을 이용할 수 있습니다.

다시 설명하면, 파워포인트 2007 버전이상부터는 아래그림처럼 차트를 삽입하면 엑셀이 함께 실행됩니다. 이렇게 삽입된 차트는 그룹 해제해서 사용할 수 없습니다.

 

▲ 파워포인트 2010에서 차트 삽입 화면

 

개체삽입에서 <Microsoft Graph 차트>를 선택한 후 삽입하면 아래와 같이 표시가 됩니다.

 

▲ 파워포인트 2010에서 개체삽입을 통한 Graph 차트 삽입 화면

 

위 그래프를 각각 선택한 후 복사, 선택하여 붙여넣기 (Ctrl + Alt + v) 에서 Windows 메타파일(wmf) 파일로 붙여넣기 하고 그룹해제 (Ctrl + Shift + G)를 2회 반복하여 그룹해제를 해보았습니다. 파워포인트 2010의 차트기능에서는 그룹해제한 후에 차트가 계열별로 그룹 해제가 되고 더 이상 분리가 되지 않습니다.

 

▲ 그룹해제 후 계열별로 그룹해제가 되고 더 이상 그룹해제가 안됨

 

개체삽입의 Graph 차트를 그림으로 변환 후 그룹해제 하면 각 그래프 별로 개체가 모두 그룹해제가 된 것을 볼 수 있습니다.

▲ 그룹해제 후 차트 컬러와 디자인을 새롭게 한 예

 

매번 이렇게 작업할 수는 없지만 전달할 메시지를 효과적으로 표현하고자 할 때 일일이 도형으로 그리는 것보다 차트를 바로 변환하여 사용할 때 유용하게 활용할 수 있는 팁입니다.

 

파워포인트 차트 그룹 해제하여 활용하기