파워포인트 팁 – 표 작성의 기본 원칙 How to make a Graph


엑셀에서는 데이터를 분석하기 위해 표를 사용하고, 파워포인트에서는 데이터를 표현하기 위해 표를 사용합니다. 프로그램에 따라 표의 사용 목적이 서로 다르지만, 데이터를 효율적으로 보여주기 위해 표를 작성할 때 지켜야 할 기본 원칙은 같습니다.

1. 주목할 부분을 강조해서 표현하라


프레젠테이션 디자인을 할 때 데이터의 효율적인 정리를 위해 표를 자주 사용합니다. 하지만 왼쪽 표처럼 전달하려는 메시지가 무엇인지 전혀 알 수 없게 디자인을 하면 어느 부분을 집중해서 봐야 하는지 알 수 없으며, 가독성도 떨어져서 내용이 더욱 어렵게 느껴집니다. 따라서 데이터 분석 표를 만들 때는 청중이 주목할 부분이 무엇인지 강조해서 표현해야 합니다. 파워포인트에서 사용하는 표는 발표자가 전달하는 메시지의 근거가 된다는 점을 꼭 기억합니다.

2. 선을 최소화하라


표는 가로 선과 세로 선으로 구분되어 있지만, 데이터가 많은 표는 선 때문에 데이터 값을 읽기가 어렵습니다. 이 경우 최소한의 그리드 라인만 남겨둔 채 나머지 선을 삭제하면 주요 데이터에 집중할 수 있는 표로 쉽게 수정할 수 있습니다. 표의 선을 없애는 것은 여백을 확보하는 것과 같습니다. 선을 삭제하여 데이터의 구분이 모호해졌다면 행 또는 열에 음영을 적용하여 데이터를 효과적으로 표현할 수 있습니다.


3. 숫자는 셀의 오른쪽으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 표 데이터를 왼쪽 정렬한 경우, ►► 표 데이터를 오른쪽 정렬한 경우)

텍스트를 입력할 때 대부분 왼쪽 정렬을 선호합니다. 나라마다 텍스트를 읽는 방향이 다르지만, 우리나라의 경우 글을 읽을 때 시선의 흐름이 왼쪽에서 오른쪽 방향으로 진행됩니다. 하지만 숫자의 경우에는 왼쪽 정렬이 아니라 오른쪽 정렬해야 합니다. 숫자는 크기(단위)를 비교해야 하기 때문에 오른쪽 정렬을 해야 수치 값을 쉽게 비교할 수 있습니다.

4. 소수점을 기준으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 소수점 값과 정수 값을 모두 오른쪽 정렬한 표, ►► 정수에 소수점 이하 자릿수를 표시하여 소수점을 기준으로 정리한 표)

숫자 데이터는 오른쪽 정렬을 하는 것이 좋지만, 숫자를 소수점 값까지 표시해야 한다면 소수점을 기준으로 정렬해야 합니다. 소수점과 정수를 함께 사용하면 데이터의 크기를 구분하기 어려울 수 있으므로 정수만 있는 경우에도 소수점 자리를 표시하거나 소수점을 기준으로 정렬하는 것이 좋습니다.

5. 비교용 데이터는 세로로 배열하라


(◀︎◀︎ 브라우저를 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표, ►► 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표)

표는 주로 데이터를 비교하기 위해 사용하므로 여러 데이터를 비교할 때는 가로보다 세로로 배열하는 것이 좋습니다. 비교할 대상이 무엇인지에 따라 다를 수 있지만, 시간별로 데이터를 비교해야 할 때는 브라우저보다 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표가 좀 더 쉽게 이해합니다.

6. 두 개의 항목 비교 시 비교 항목을 가운데에 배치하라


비교용 표를 작성할 때 비교 대상이 두 가지 이상이면 비교 항목을 표의 가운데에 배치해서 이해도를 높일 수 있습니다. 또한 기준이 되는 데이터를 왼쪽에 배치하는 것도 좋습니다.

이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013’ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용과 따라하기는 책에서 확인해 주세요.

직장인을 위한 실무 엑셀 & 파워포인트 2013

작가: 배준오

출판 : 길벗

발매: 2014.12.30

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