파워포인트 팁 – 표 작성의 기본 원칙 How to make a Graph


엑셀에서는 데이터를 분석하기 위해 표를 사용하고, 파워포인트에서는 데이터를 표현하기 위해 표를 사용합니다. 프로그램에 따라 표의 사용 목적이 서로 다르지만, 데이터를 효율적으로 보여주기 위해 표를 작성할 때 지켜야 할 기본 원칙은 같습니다.

1. 주목할 부분을 강조해서 표현하라


프레젠테이션 디자인을 할 때 데이터의 효율적인 정리를 위해 표를 자주 사용합니다. 하지만 왼쪽 표처럼 전달하려는 메시지가 무엇인지 전혀 알 수 없게 디자인을 하면 어느 부분을 집중해서 봐야 하는지 알 수 없으며, 가독성도 떨어져서 내용이 더욱 어렵게 느껴집니다. 따라서 데이터 분석 표를 만들 때는 청중이 주목할 부분이 무엇인지 강조해서 표현해야 합니다. 파워포인트에서 사용하는 표는 발표자가 전달하는 메시지의 근거가 된다는 점을 꼭 기억합니다.

2. 선을 최소화하라


표는 가로 선과 세로 선으로 구분되어 있지만, 데이터가 많은 표는 선 때문에 데이터 값을 읽기가 어렵습니다. 이 경우 최소한의 그리드 라인만 남겨둔 채 나머지 선을 삭제하면 주요 데이터에 집중할 수 있는 표로 쉽게 수정할 수 있습니다. 표의 선을 없애는 것은 여백을 확보하는 것과 같습니다. 선을 삭제하여 데이터의 구분이 모호해졌다면 행 또는 열에 음영을 적용하여 데이터를 효과적으로 표현할 수 있습니다.


3. 숫자는 셀의 오른쪽으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 표 데이터를 왼쪽 정렬한 경우, ►► 표 데이터를 오른쪽 정렬한 경우)

텍스트를 입력할 때 대부분 왼쪽 정렬을 선호합니다. 나라마다 텍스트를 읽는 방향이 다르지만, 우리나라의 경우 글을 읽을 때 시선의 흐름이 왼쪽에서 오른쪽 방향으로 진행됩니다. 하지만 숫자의 경우에는 왼쪽 정렬이 아니라 오른쪽 정렬해야 합니다. 숫자는 크기(단위)를 비교해야 하기 때문에 오른쪽 정렬을 해야 수치 값을 쉽게 비교할 수 있습니다.

4. 소수점을 기준으로 정렬하라


(◀︎◀︎ 소수점 값과 정수 값을 모두 오른쪽 정렬한 표, ►► 정수에 소수점 이하 자릿수를 표시하여 소수점을 기준으로 정리한 표)

숫자 데이터는 오른쪽 정렬을 하는 것이 좋지만, 숫자를 소수점 값까지 표시해야 한다면 소수점을 기준으로 정렬해야 합니다. 소수점과 정수를 함께 사용하면 데이터의 크기를 구분하기 어려울 수 있으므로 정수만 있는 경우에도 소수점 자리를 표시하거나 소수점을 기준으로 정렬하는 것이 좋습니다.

5. 비교용 데이터는 세로로 배열하라


(◀︎◀︎ 브라우저를 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표, ►► 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표)

표는 주로 데이터를 비교하기 위해 사용하므로 여러 데이터를 비교할 때는 가로보다 세로로 배열하는 것이 좋습니다. 비교할 대상이 무엇인지에 따라 다를 수 있지만, 시간별로 데이터를 비교해야 할 때는 브라우저보다 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표가 좀 더 쉽게 이해합니다.

6. 두 개의 항목 비교 시 비교 항목을 가운데에 배치하라


비교용 표를 작성할 때 비교 대상이 두 가지 이상이면 비교 항목을 표의 가운데에 배치해서 이해도를 높일 수 있습니다. 또한 기준이 되는 데이터를 왼쪽에 배치하는 것도 좋습니다.

이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013′ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용과 따라하기는 책에서 확인해 주세요.

직장인을 위한 실무 엑셀 & 파워포인트 2013

작가: 배준오

출판 : 길벗

발매: 2014.12.30

파워포인트 팁 – 표 작성의 기본 원칙 How to make a Graph

파워포인트에서 메시지를 강조하는 5가지 기본 표현 방법 5 ways to emphasize the message


사람들이 한 번에 기억할 수 있는 개수는 많지 않습니다. 1986년에 앨런 배델리(Alan Baddeley)가 발표한 인간의 기억과 정보 처리에 관한 연구에 의하면 인간은 한 번에 4개 정도만 기억할 수 있다고 합니다. 따라서 한 장의 슬라이드에서 너무 많은 내용을 한꺼번에 보여주면 청중은 기억할 수 없을 뿐만 아니라 읽기도 힘들어져서 집중력이 떨어집니다.


메시지를 돋보이게 만들고 싶다면 ‘회색조’, ‘색상’, ‘모양’, ‘크기’, ‘위치’이라는 다섯 가지 기본 표현 방법에 충실하면 됩니다.

1) 회색조 : 덜 중요한 항목은 회색으로 처리하기

중요한 항목을 강조하는 것만큼 중요하지 않은 항목을 중요하지 않게 보이게 하는 작업도 필요합니다. 중요도가 늦은 항목은 과감하게 삭제하면 되지만, 이것이 청중에게 필요한 자료일 수도 있으므로 있는 듯 없는 듯 표현해야 합니다. 목차를 나열하거나 비교하기 위한 항목처럼 현재의 진행 상태를 알려주거나 강조할 때 있는 듯 없는 듯한 표현으로 회색 처리(gray-out)를 합니다.

아래 그림은 ‘시각 자료가 가져야 할 세 가지 핵심 과제’인데 목차 슬라이드로 설명하려는 항목 이외의 나머지 부분은 회색으로 처리하여 ‘과제 3’의 집중도를 높였습니다.


복잡한 차트에도 회색으로 처리하는 방법을 유용하게 사용할 수 있습니다. 비교용 항목을 누락시키지 않으면서 중요한 항목이 돋보이도록 회색으로 처리합니다.


2) 색상 : 정보를 강조하기 위한 색 사용하기

A. 색 사용이 어렵다면 색을 사용하지 마라

색을 사용하는 것이 어렵다면 문서를 작성할 때 아예 색을 빼버리는 것이 낫습니다. 즉 슬라이드의 텍스트 뿐만 아니라 도형, 표 등의 모든 개체를 흑백 또는 회색조만으로 작성하는 것인데, 글로벌 컨설팅 회사의 경우 대부분의 보고서를 회색조로 작성합니다. 반드시 필요한 항목에만 색을 지정해서 핵심만 강조하면 됩니다. 다만 최소한의 색을 사용하는 만큼 눈에 띄는 색상을 사용하여 강조 효과를 강하게 나타내는 것이 중요합니다.


(출처 : 매켄지 제2차 한국 보고서 – 신 성장공식, 2013년 4월, McKinsey Global Institue)

B. 의미 있는 색을 주요 색으로 사용하라

의미 있는 색을 선택할 때는 전달하려는 주제와 연관된 색을 선택해야 합니다. 예를 들어 회사를 대표하는 CI(Corporate Identity) 또는 BI(Brand Identity)에서 색을 추출하거나 회사 홈페이지에서 사용한 색상 규정을 참고합니다.


(서울의 색, http://www.seoul.go.kr/v2012/symbol/color.html)

C. 강조 또는 다른 정보를 제시할 때만 다른 색을 사용하라

색을 많이 사용한 문서나 슬라이드를 보면 아름답다는 생각보다 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있습니다. 색을 과도하게 사용하면 청중의 눈을 쉽게 피로하게 만들어서 집중력을 해치는 경우가 많으므로 강조 부분에만 색을 제한적으로 사용해야 합니다.

상반기와 하반기처럼 속성이 다른 콘텐츠의 경우 같은 색상보다 다른 색상으로 변화를 주면 각 분기별로 다르게 진행되는 상황을 쉽게 표현할 수 있습니다. 하나의 슬라이드에서 다른 색을 지정할 때 어울리는 색상을 선택하려면 무지개를 떠올리면 됩니다. 파워포인트의 색상표가 복잡하게 보여도 잘 알고 있는 무지개 색으로 쉽게 구분할 수 있습니다.


3) 모양 : 모양을 다르게 지정해 차이점 강조하기

색이 달라도 모양이 비슷하면 다른 점을 쉽게 찾을 수 없듯이 확실하게 다른 속성을 표현해야 할 때는 차별화된 모양을 적용하여 강조 또는 대비 효과를 줄 수 있습니다. 다이어그램이나 표, 차트 등에서 강조할 항목이 있을 때 모양으로 변화를 주는 것도 좋은 방법입니다.


4) 크기 : 크기의 차이를 이용해 핵심 강조하기

슬라이드를 디자인할 때 항목의 크기에 변화를 주어 원하는 내용을 강조할 수 있습니다. 크기를 다르게 하여 강조하는 방법은 텍스트의 강조에도 많이 사용됩니다. 한 장의 슬라이드에 들어가는 내용이 많을 경우 핵심 문장이나 단어를 강조하기 위해 크기를 다르게 지정하면 해당 내용에 대한 주목도가 높아집니다.


대부분의 사람들은 기본적으로 ‘주요 내용은 크다’라고 생각합니다. 그래서 수준별로 구분된 슬라이드의 텍스트의 경우 크기나 굵기 등을 조정하여 상위 수준과 하위 수준을 확실하게 구분해야 합니다.


5) 위치 : 관련 있는 것끼리 가깝게 배치하기

그룹은 수준의 단계 또는 색상으로 구분하여 만드는데, 의미가 같거나 관련 있는 내용을 그룹화하면 청중은 전달 내용을 좀 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 다음 슬라이드 표지의 경우 왼쪽 슬라이드에서는 제목 이외의 정보가 사방으로 흩어져서 시선의 흐름을 방해하고 있습니다. 하지만 오른쪽 슬라이드처럼 관련된 정보를 그룹화하고 정렬하면 좀 더 정돈되게 표현할 수 있습니다.


내용을 설명할 때도 위치에 구성 요소를 배치하면 중요도가 비슷해 보입니다. 하지만 왼쪽 그림과 같이 위치를 다르게 배치하면 비중에 따라 중요도를 다르게 표현할 수 있습니다.



이 글은 ‘직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013′ 도서의 일부를 발췌한 글입니다. 보다 자세한 내용은 책에서 확인해 주세요.

직장인을 위한 실무 엑셀 & 파워포인트 2013

작가: 배준오

출판 : 길벗

발매: 2014.12.30

파워포인트에서 메시지를 강조하는 5가지 기본 표현 방법 5 ways to emphasize the message

대중 연설 세계 챔피언에게서 배우는 프레젠테이션 팁 5가지 – 5 Presentation Tips From The World Champion Of Public Speaking


공유하고 싶은 컨텐츠가 있어서 소개합니다.


원문은 Business Insider Australia에 소개된 ‘5 Presentation Tips From The World Champion Of Public Speaking ‘ 이란 내용입니다.

타이틀 위주로 간략하게 소개하는 것이니 원문을 꼭 확인하시기 바랍니다.

http://www.businessinsider.com.au/public-speaking-tips-champion-dananjaya-hettiarachchi-2014-9



 

1. 항상 메시지로 시작하라 Always start with a message.

발표가 끝난 후 청중의 머리 속에 남을 메세지로 프레젠테이션을 시작하십시오. 대신 짧게 하십시오.

여기서의 메시지는 주제 자체를 의미하는 것이 아니라 주제를 메시지화 하는 것.


2.  충분히 자연스럽게 행동할 수 있도록 자신감을 가져라. Be confident enough to be yourself.

친구에게 이야기하는 것처럼 자연스러움이 자신감으로 표현된다.


3. 청중의 눈을 통해서 자신의 모습을 관찰하라. See yourself through your audience’s eyes.

아이컨택과 더불어 청중의 집중을 위해서 30초 이상 메시지를 전달하지 않는다. 연설은 롤로코스터와 같아야 한다.


4. 연습할 수 있는 모임을 가져라 Have a forum to practice.

좋은 발표자가 되는 길의 80%는 시행착오. 청중에게 말하는 방법에 대한 피드백을 받을 수 있는 모임을 가져라


5. 제대로 된 코치나 멘토를 찾아라. Find the right coach or mentor.

제대로 하기 위해서는 제대로 배울 수 있는 코치나 멘토를 만나야 합니다. 정확히 어떤 점을 개선해야 할 지를 알고 발표력을 업그레이드 하십시오


대중스피치 월드 챔피언에게 듣는 인터뷰 형식입니다.

자세한 내용은 글의 맨 처음에 소개된 원본 링크 꼭 확인하세요

이미지출처

https://www.flickr.com/photos/meckimac/3519503515

https://www.flickr.com/photos/kurlvink/2554907553

http://www.flickr.com/photos/pagedooley/4088806261 

대중 연설 세계 챔피언에게서 배우는 프레젠테이션 팁 5가지 – 5 Presentation Tips From The World Champion Of Public Speaking

작은 이미지 다루기 (5) – 작은 이미지를 벡터 파일로 변환하기 – Convert to vector images


지식공유 차원에서 블로그에 포스팅을 하고 있습니다.

제가 개발한 것은 아니지만 새로운 정보를 찾아서 정리해서 올리는 일에 나름 보람을 느끼고 있습니다.

그런데 요즘 소셜네트워크 상에서 구독을 늘리기 위해 출처도 없이 동일한 정보를 조금 가공해서 자신이 정보를 찾은 것 처럼 포스팅하는 곳이 있어서 씁쓸합니다. 아무리 제가 만든 것이 아니더라도 누구로 부터 이 정보를 얻었다라는 코멘트 정도만이라도 표현해주었더라면 좋았을텐데…

‘작은 이미지 다루기’에 대한 내용 정리는 아쉽지만 5번째로 마무리 하려고 합니다.

5. 작은 이미지를 벡터 이미지로 변환하자

작은 이미지 크기를 앞에서 소개한 이미지 크기 변환 사이트나 유틸리티로 크기변환하더라도 한계는 분명히 존재합니다. 이때 제가 많이 사용하는 방법이 이미지 자체를 벡터파일로 변환하는 방법입니다.

이미지를 벡터파일로 변환하면 이미지 자체가 일러스트 이미지처럼 손으로 그린듯한 느낌으로 바뀌게 되어 또다른 느낌을 줄 수 있습니다. 그 외에도 벡터파일의 특징 상 이미지 크기를 더 늘리더라도 깨지는 현상이 줄어들게 되며, 최근에 유행하는 Prezi에 활용할 수도 있습니다.


사이트 바로가기 : http://www.autotracer.org/

해당 이미지를 업로드 한 다음 벡터 파일 변환 포맷 SVG, EPS, PDF, XFIG3.2, DXF 을 선택합니다. 파워포인트에 바로 활용할 것이라면 EPS 포맷을 추천합니다. EPS 포맷은 파일 변환 없이 파워포인트에 바로 삽입 가능하며, 그룹해제하여 개체를 편집할수도 있습니다. Advanced Option 은 한 번 씩 값을 변경해보시면 쉽게 이해하실 수 있을 겁니다. 벡터 파일로 변환 시 노이즈가 너무 심하거나 색상의 제한이 있을 때 사용하시면 됩니다.

 

최근 개그 콘서트의 한 코너에 등장하는 장면을 이미지로 만든 이미지가 카톡이나 SNS 상에서 유행하길래 이 이미지를 벡터파일로 변환했습니다. 한 눈에 바로 구분이 되지만 위쪽이 원본, 아래쪽이 벡터파일로 변환한 것입니다.


앞에서 설명한 바와 같이 벡터 이미지는 그룹해제하여 편집해서 사용할 수도 있습니다.


그룹 해제한 다음에 각 개체 별로 간단히 색상변경을 하면 아래 그림처럼 변경도 가능합니다.

 


간단히 설명을 했지만 응용할 부분은 많이 있을 듯 합니다.

작은 이미지 다루기 (5) – 작은 이미지를 벡터 파일로 변환하기 – Convert to vector images

작은 이미지 다루기 (4) – 이미지 사이즈를 크게 만들어주는 유틸리티 – SmillaEnlarger


지난 번 “작은 이미지 다루기 (3)” 글은 이미지 크기를 크게 만들어 주는 온라인 사이트에 대한 정보를 공유했습니다.

인터넷 상황이 좋지 못한 경우나 온라인에서 제한을 두고 있는 1MB 크기 이상의 이미지 크기를 늘리고자 하는 경우에는 오픈소스로 제공되는 SmillaEnlarger 라는 유틸리티를 이용하면 됩니다.

​4. 이미지 사이즈를 크게 만들어주는 무료 유틸리티

이미지 크기를 쿠게 만둘어 주는 유틸리티는 여러 종류가 있지만 대부분이 유료 프로그램입니다. 오픈 소스형식으로 제공되는 SmillaEnlarger 유틸리티는 무료라고 하기에는 성능이 괜찮은 이미지 크기를 늘려주는 프로그램입니다

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사이트 바로가기 : http://smillaenlarger.en.softonic.com/

프로그램을 다운로드 받은 후 설치를 하면 오픈소스 프로그램이여서 그런지 SmillaEnlarger 유틸리티를 다운로드 받기 위한 프로그램이 실행됩니다. 주의할 점은 광고창이 나타나는데 아무 생각없이 <Next>를 누르지말고 SmillaEnlarger 유틸리티가 아닌 항목이 체크되어 있다면 체크를 해제하기 바랍니다.

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(표시되는 광고는 PC 환경과 위치에 따라 다른 광고가 나타납니다.)

SmillaEnlarger 유틸리티가 다운로드 완료되면 별도의 설치 없이 압축을 해제하는 것만으로 사용이 가능합니다. 압축해제 폴더 내 SmillaEnlarger.exe 파일을 실행합니다.

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SmillaEnlarger 실행화면입니다.

① File 메뉴에서 크기를 조정하고자 하는 이미지를 불러오거나 오른쪽 이미지 영역으로 이미지를 드래그 앤 드롭하면 됩니다.

② 이미지 크기 조정옵션을 조정합니다. Zoom Factor 값으로 조정할 것인지 이미지 높이 값으로 조정할 것인지 등을 선택할 수 있습니다.

③ 이미지 크기 파라메터 (이미지 프로세싱)을 설정할 수 있습니다.

④ 이미지 크기를 조정하고 저장합니다.

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직접 사용해보면 알겠지만, 작은 이미지의 크기를 어느정도 늘리더라도 그냥 이미지를 늘린 것보다 화질이 좋게 변환되는 것을 확인할 수 있습니다.

물론 원본 이미지의 품질과 어느정도로 확대하느냐에 따라 결과는 다르지만, 포토샵에서 이미지 크기를 늘리는 것 이상으로 괜찮은 품질을 보여줍니다.

작은 이미지 다루기 (4) – 이미지 사이즈를 크게 만들어주는 유틸리티 – SmillaEnlarger